Risposte alle domande più frequenti sulle procedure di accreditamento dei fabbricanti degli elementi dell’euro e degli elementi di sicurezza dell’euro
Ultimo aggiornamento: 07/07/2023
Introduzione
Questa pagina illustra le procedure di accreditamento dei fabbricanti degli elementi dell’euro e degli elementi di sicurezza dell’euro. Le domande e risposte riguardano aspetti pratici inerenti alla Decisione BCE/2020/24, modificata dalla Decisione BCE/2022/35. In caso di discrepanza tra le informazioni fornite in questa pagina e la decisione della BCE, prevale l’atto giuridico. Qualsiasi ulteriore riferimento alla Decisione BCE/2020/24 presente in questo documento include anche le eventuali modifiche alla stessa.
Il contenuto di questa pagina è anche a disposizione di tutti i fabbricanti accreditati nell’extranet delle banconote della BCE. Le domande e risposte sono aggiornate periodicamente.
D1. Quali sono gli strumenti giuridici in vigore in materia di accreditamento?
La Decisione BCE/2020/24 definisce i requisiti generali inerenti all’accreditamento, i requisiti di condotta etica nell’attività d’impresa, la procedura di accreditamento e gli obblighi continuativi che i fabbricanti devono rispettare una volta accreditati. Altre decisioni, non di natura pubblica, definiscono inoltre i requisiti sostanziali, ossia requisiti tecnici dettagliati in materia di qualità, ambiente, salute e sicurezza. Tali requisiti sono comunicati ai fabbricanti che hanno richiesto l’accreditamento previa sottoscrizione di una dichiarazione vincolante riguardo alla riservatezza dei contenuti e, se del caso, in seguito a un’ispezione iniziale di sicurezza avente esito positivo.
D2. Quali fabbricanti devono essere accreditati presso la BCE?
I fabbricanti che desiderano svolgere un’attività inerente agli elementi dell’euro o agli elementi di sicurezza dell’euro devono essere accreditati presso la BCE. L’accreditamento è concesso per uno specifico sito di fabbricazione in cui un fabbricante è autorizzato a svolgere l’attività inerente agli elementi dell’euro o agli elementi di sicurezza dell’euro indicata nel rispettivo accreditamento.
Le attività inerenti agli elementi dell’euro e le attività inerenti agli elementi di sicurezza dell’euro sono definite all’articolo 1, paragrafi 3-7, della Decisione BCE/2020/24. Nel caso degli elementi di sicurezza dell’euro si applicano i requisiti sostanziali di sicurezza.
D3. L’accreditamento è indispensabile per partecipare alle gare di appalto relative ad attività inerenti agli elementi euro o agli elementi di sicurezza dell’euro?
L’accreditamento è indispensabile per lo svolgimento di un’attività inerente agli elementi dell’euro o agli elementi di sicurezza dell’euro. Soltanto i fabbricanti accreditati sono quindi ammessi a partecipare alle gare di appalto e a stipulare contratti per le attività inerenti agli elementi dell’euro o agli elementi di sicurezza dell’euro.
Tuttavia, l’accreditamento non presuppone di per sé l’aggiudicazione di alcun appalto.
D4. Quali sono i requisiti sostanziali che si applicano a me in quanto fabbricante accreditato?
Un fabbricante di elementi dell’euro o elementi di sicurezza dell’euro deve rispettare tutti i requisiti sostanziali pertinenti per essere ammesso a svolgere un’attività inerente agli elementi di sicurezza dell’euro e/o un’attività inerente agli elementi dell’euro. Tali requisiti includono aspetti relativi alla qualità, all’ambiente, alla salute e alla sicurezza. In seguito alla ricezione di un’istanza scritta di accreditamento, corredata della documentazione richiesta, la BCE sarà in grado di comunicare al fabbricante tutti i requisiti sostanziali applicabili al suo caso. Tutti i fabbricanti di elementi dell’euro sono tenuti a rispettare determinati requisiti in materia di qualità, ambiente, salute e sicurezza delle persone, nonché requisiti di ordine etico e di sicurezza generale; al tempo stesso, ai fabbricanti degli elementi di sicurezza dell’euro inclusi nell’elenco della BCE si applicano requisiti specifici di sicurezza.
D5. Come posso richiedere di essere accreditato se non sono in possesso di alcun tipo di accreditamento?
Qualsiasi istanza di avvio della procedura di accreditamento deve essere trasmessa per iscritto alla BCE ai sensi dell’articolo 5 della Decisione BCE/2020/24. L’istanza deve includere tutti gli elementi elencati all’articolo 5, paragrafo 2. La Direzione Banconote della BCE può fornire indicazioni nel corso della procedura. A tal fine, si invita a scrivere un’e-mail all’indirizzo [email protected].
D6. Come si articola il processo di accreditamento?
La BCE valuterà in primo luogo l’istanza di avvio della procedura di accreditamento sulla base di tutti gli aspetti formali elencati all’articolo 5 della Decisione BCE/2020/24. Una volta riscontrato il soddisfacimento di tutti gli aspetti formali, la BCE fornirà al richiedente la documentazione relativa ai requisiti sostanziali pertinenti (in materia di qualità, ambiente, salute e sicurezza) in quanto parte integrante dei requisiti inerenti all’accreditamento, nonché i formulari in cui il richiedente dovrà indicare come intende conformare la propria operatività ai requisiti sostanziali.
La BCE effettuerà ispezioni in loco e/o a distanza per verificare il rispetto dei requisiti sostanziali pertinenti da parte del fabbricante. La conformità ai requisiti in materia di ambiente e salute e sicurezza delle persone sarà valutata a distanza, sulla base della documentazione fornita dal fabbricante. Ciò consentirà alla BCE di appurare se le procedure e le infrastrutture del sito di fabbricazione soddisfino i requisiti pertinenti. Il rispetto dei requisiti di qualità e di sicurezza presso il sito di fabbricazione sarà invece oggetto di accertamenti in loco.
Se la valutazione complessiva sarà positiva, al fabbricante sarà concesso l’accreditamento.
D7. Esiste un punto di contatto centralizzato per le questioni relative all’accreditamento?
Sì, qualsiasi richiesta di informazioni o documento concernente l’accreditamento può essere trasmessa all’indirizzo [email protected]. Questo indirizzo può essere utilizzato anche per contattare i responsabili della BCE in merito a questioni specifiche.
D8. In che modo la BCE valuta il rispetto dei requisiti pertinenti?
La BCE effettua accertamenti in loco e/o a distanza.
Le ispezioni a distanza vertono principalmente sulla documentazione presentata dal fabbricante ai sensi della Decisione BCE/2020/24 oppure sui requisiti sostanziali ai fini della valutazione della conformità del fabbricante.
Tale documentazione include ad esempio le certificazioni ISO pertinenti, la dichiarazione del revisore indipendente sulla conformità ai requisiti di ordine etico, i questionari preliminari all’ispezione, i piani di qualità individuali, le relazioni annuali in lingua inglese sulla prestazione dei sistemi di gestione in materia ambientale e di salute e sicurezza delle persone e il questionario ambientale della BCE.
Il rispetto dei requisiti di qualità e sicurezza presso il sito di fabbricazione è invece oggetto di accertamenti in loco. Poiché tali materie fanno capo a gruppi diversi nell’ambito dell’Eurosistema, si effettuano due tipologie distinte di accertamenti, inerenti rispettivamente alla qualità e alla sicurezza. Laddove non sia possibile svolgere ispezioni in loco, ad esempio in caso di pandemia con conseguenti restrizioni degli spostamenti, la BCE condurrà ispezioni a distanza, vale a dire in videoconferenza, con lo scambio di documenti mediante una piattaforma sicura.
D9. Come sono pianificate e organizzate le ispezioni in loco e con quale frequenza sarò sottoposto a tali ispezioni?
Ogni fabbricante accreditato è soggetto ad accertamenti in base alle priorità definite dall’Eurosistema. In genere, i fabbricanti che svolgono un’attività inerente agli elementi di sicurezza dell’euro sono sottoposti a ispezioni di sicurezza con frequenza annuale, mentre per i fabbricanti che producono un elemento dell’euro si prevedono ispezioni di qualità ogni due anni.
Le ispezioni possono essere effettuate con o senza preavviso. Naturalmente, per motivi pratici, quelle svolte in seguito a una richiesta di accreditamento sono sempre annunciate. Lo stesso vale per le ispezioni periodiche di qualità e per le ispezioni di sicurezza a distanza. Al contrario, le ispezioni periodiche di sicurezza, condotte in loco, sono in genere effettuate senza preavviso.
Le verifiche sono eseguite da gruppi ispettivi congiunti della BCE/delle banche centrali nazionali dell’Eurosistema, composti solitamente da due fino a quattro ispettori. In preparazione agli accertamenti, al fabbricante sarà richiesto di compilare i questionari predisposti dalla BCE, fornendo il massimo livello di dettaglio possibile.
D10. La produzione deve essere in corso al momento dell’ispezione di qualità in loco?
I fabbricanti accreditati devono essere sottoposti a ispezione di qualità in loco durante lo svolgimento della produzione degli elementi dell’euro o degli elementi di sicurezza dell’euro. Ciascun fabbricante è invitato a interagire direttamente con il gruppo ispettivo, fornendo il maggior numero possibile di informazioni riguardo alle fasi della produzione che avranno luogo ogni settimana, per consentire di ottimizzare la tempistica delle ispezioni di qualità. Auspicabilmente, nel corso dell’ispezione dovrebbe essere in corso il maggior numero possibile di fasi della produzione.
Ai fini delle ispezioni di sicurezza in loco, che possono essere condotte senza preavviso, i fabbricanti sono regolarmente invitati a presentare i piani di produzione dell’euro alla BCE.
D11. Quali sono le conseguenze se il gruppo ispettivo individua una (possibile) inosservanza dei requisiti della BCE?
Al termine degli accertamenti il gruppo ispettivo presenta una sintesi orale dell’ispezione, comunicando anche i possibili casi di inosservanza. Il fabbricante riceverà in seguito un rapporto ispettivo preliminare in cui si rilevano i casi di inosservanza ai sensi dell’articolo 13 della Decisione BCE/2020/24. Entro 15 giornate lavorative dal ricevimento di tale rapporto il fabbricante potrà (eventualmente) replicare per iscritto alla BCE, fornendo il maggior numero possibile di informazioni, inclusi dettagli specifici e tempistiche per porre rimedio a tali inosservanze, nonché qualsiasi elemento di prova pertinente (ad esempio procedure aggiornate). Il rapporto ispettivo sarà quindi aggiornato alla luce del riscontro fornito dal fabbricante e con l’aggiunta di una conclusione nella quale sarà indicato se l’azione correttiva proposta sia ritenuta soddisfacente dal gruppo ispettivo. L’azione correttiva potrà essere verificata sulla base di prove documentali fornite dal fabbricante, oppure nel corso della successiva ispezione in programma o di un accertamento aggiuntivo in loco.
D12. Quando diventa efficace l’accreditamento presso la BCE?
Una volta completato il processo di valutazione, il fabbricante riceverà una comunicazione dalla BCE riguardo alla concessione dell’accreditamento, nella quale saranno altresì specificati l’ambito e la data di applicazione dell’accreditamento.
D13. Quando riceverò i diritti di accesso all’extranet delle banconote della BCE?
Una volta ottenuto l’accreditamento, il fabbricante dovrà richiedere i diritti di accesso all’extranet delle banconote della BCE per un massimo di tre collaboratori per ogni sezione: ambiente, salute e sicurezza delle persone, qualità. La BCE concederà i diritti di accesso previa valutazione delle richieste.
D14. Come posso terminare il mio accreditamento?
Per porre fine all’accreditamento è necessaria una revoca formale da parte della BCE. Finché accreditato, ogni fabbricante è tenuto a rispettare gli obblighi continuativi a cui sono sottoposti i fabbricanti accreditati. Un fabbricante accreditato presso la BCE che non desideri più essere soggetto a tali obblighi deve inviare una lettera alla BCE indicando il sito di fabbricazione specificamente interessato. La BCE valuterà la richiesta e contatterà il fabbricante per spiegare ulteriori azioni eventualmente da intraprendere.
D15. Quando diventa efficace la revoca del mio accreditamento?
Il processo di revoca dell’accreditamento potrebbe richiedere tempo, in quanto potrebbero occorrere chiarimenti riguardo ad alcune attività inerenti agli elementi dell’euro e agli elementi di sicurezza dell’euro presso il sito accreditato. Nella maggior parte dei casi il fabbricante dovrà fornire alla BCE un elenco degli elementi di sicurezza dell’euro in suo possesso e la BCE darà disposizioni in merito alla loro distruzione o al loro trasferimento presso un altro sito accreditato o una banca centrale nazionale. Si richiederanno certificazioni attestanti la distruzione o il trasferimento e/o accertamenti in loco. Una volta completato questo processo, il fabbricante riceverà una comunicazione nella quale sarà indicata la data di applicazione della revoca dell’accreditamento.
D16. Cosa devo fare in caso di modifica delle mie certificazioni, ad esempio scadenza o rinnovo?
Il fabbricante è tenuto a informare la BCE in caso di modifica delle certificazioni (ISO 9001, ISO 14001, ISO 45001) ai sensi dell’articolo 9 della Decisione BCE/2020/24. Qualora una certificazione sia scaduta e l’autorità competente ne trasmetta il rinnovo al fabbricante, quest’ultimo dovrà inviarne copia elettronica, di preferenza in versione pdf, all’indirizzo [email protected]. In caso contrario si configurerà un’inosservanza.
D17. Il mio accreditamento ha una data di scadenza? Devo contattare la BCE affinché resti valido?
Una volta concesso, l’accreditamento presso la BCE non ha una “data di scadenza”; resta cioè valido fino a quando non subentri una decisione di revoca ai sensi dell’articolo 18 della Decisione BCE/2020/24. Non occorre contattare la BCE per assicurare che l’accreditamento resti valido.