Foire aux questions sur les procédures d’autorisation des fabricants d’éléments euro et d’éléments de sécurité euro

Dernière mise à jour le 7 juillet 2023

Introduction

Cette foire aux questions donne des explications sur les procédures d’autorisation concernant les fabricants des éléments de sécurité euro et des éléments euro. Les questions et réponses ont trait aux aspects pratiques de la décision BCE/2020/24 telle que modifiée par la décision BCE/2022/35. En cas de divergences entre cette foire aux questions et la décision de la BCE, l’acte juridique prévaut. Dans le présent document, toutes les références à la décision BCE/2020/24 tiennent compte des modifications apportées à celle-ci.

Cette foire aux questions est également publiée sur l’extranet des billets de la BCE à l’intention de l’ensemble des fabricants autorisés. Elle est mise à jour régulièrement.

Question 1. Quels sont les instruments juridiques en place en matière d’autorisation ?

La décision BCE/2020/24 définit les exigences générales d’autorisation, les exigences relatives à la conduite éthique des affaires, la procédure d’autorisation et les obligations auxquelles les fabricants sont tenus une fois autorisés. D’autres décisions non rendues publiques définissent les exigences de fond. Les exigences de fond comportent des exigences techniques détaillées en matière de sûreté, de qualité, d’environnement ainsi que de santé et de sécurité. Elles sont communiquées aux fabricants ayant fait une demande d’autorisation après signature d’une déclaration les contraignant à en préserver la confidentialité et, le cas échéant, après la conduite d’une inspection initiale en matière de sûreté ayant donné satisfaction.

Question 2. Quels fabricants doivent demander une autorisation à la BCE ?

Les fabricants désireux d’exercer une activité d’éléments euro ou une activité d’éléments de sécurité euro doivent en avoir reçu l’autorisation par la BCE. L’autorisation reçue spécifie le site de fabrication sur lequel le fabricant est autorisé à exercer l’activité d’éléments euro ou l’activité d’éléments de sécurité euro visée.

Les activités d’éléments euro et les activités d’éléments de sécurité euro sont définies à l’article 1, paragraphes 3 à 7, de la décision BCE/2020/24. S’agissant des éléments de sécurité euro, les exigences de sécurité de fond s’appliquent.

Question 3. L’autorisation constitue-t-elle une condition préalable pour participer à une procédure de passation de marchés relative à une activité d’éléments euro ou à une activité d’éléments de sécurité euro ?

L’autorisation est une condition préalable à l’exercice d’une activité d’éléments euro ou d’une activité d’éléments de sécurité euro. Si une activité d’éléments euro ou une activité d’éléments de sécurité euro fait l’objet d’un appel d’offres, seuls les fabricants auxquels une autorisation a été octroyée peuvent y participer et conclure un contrat.

En revanche, l’octroi d’une autorisation de fabrication ne signifie pas qu’un contrat sera nécessairement accordé.

Question 4. Je suis un fabricant autorisé. À quelles exigences de fond suis-je soumis ?

Si vous produisez des éléments euro ou des éléments de sécurité euro, vous devez satisfaire à toutes les exigences de fond qui s’appliquent pour être autorisé à exercer une activité d’éléments euro et/ou une activité d’éléments de sécurité euro. Ces exigences comportent des aspects de sûreté, de qualité, d’environnement ainsi que de santé et de sécurité. Après réception de votre demande écrite d’autorisation ainsi que de la documentation requise, la BCE sera en mesure de vous informer de l’ensemble des exigences de fond qui s’appliquent dans votre cas. Si tous les fabricants d’éléments euro sont tenus de respecter certaines exigences en termes de qualité, d’environnement, de santé et de sécurité ainsi que d’éthique et de sûreté en général, il est exigé des fabricants d’éléments de sécurité euro figurant sur la liste tenue à jour par la BCE de se conformer à des exigences spécifiques en termes de sûreté.

Question 5. Comment puis-je demander une autorisation pour la première fois ?

Les demandes d’ouverture de la procédure d’autorisation doivent être adressées par écrit à la BCE conformément à l’article 5 de la décision BCE/2020/24. Elles doivent comprendre tous les éléments énumérés au paragraphe 2 dudit article. La direction Billets de la BCE peut vous guider à travers le processus. Pour cela, veuillez envoyer un courriel à [email protected].

Question 6. En pratique, comment se déroule le processus d’autorisation ?

La BCE commence par évaluer la demande d’ouverture de la procédure d’autorisation en fonction de tous les éléments formels énumérés à l’article 5 de la décision BCE/2020/24. Si tous les éléments formels soumis donnent satisfaction, la BCE fournit au demandeur des documents concernant les exigences de fond qui s’appliquent (s’agissant des aspects de sûreté, de qualité, d’environnement, ainsi que de santé et de sécurité) dans le cadre des exigences d’autorisation, ainsi que des documents dans lesquels il devra indiquer à la BCE dans quelle mesure il pourra satisfaire aux exigences de fond.

La BCE mènera des inspections sur place ou à distance afin d’évaluer le respect, par le fabricant, des exigences de fond concernées. Le respect des exigences en matière de santé, de sécurité et d’environnement est évalué à distance, sur la base de la documentation fournie par le fabricant. À travers cette évaluation, la BCE vise à vérifier si les procédures et l’infrastructure du site de fabrication répondent aux exigences concernées. Des inspections sur place sont également conduites afin d’estimer le respect des exigences de sûreté et de qualité sur le site de fabrication.

Si les conclusions de ces évaluations sont positives, le fabricant se voit octroyer une autorisation.

Question 7. Existe-t-il une entité à qui adresser les questions portant sur les autorisations ?

Oui, toutes les questions et tous les documents en lien avec les autorisations peuvent être envoyés à [email protected]. Cette adresse peut également être utilisée pour prendre contact avec les experts de la BCE en charge de questions ou problèmes spécifiques.

Question 8. Comment la BCE évalue-t-elle si les exigences qui s’appliquent sont respectées ?

La BCE accomplit pour cela des inspections sur place et/ou à distance.

Les inspections à distance servent principalement à évaluer les documents soumis par les fabricants conformément à la décision BCE/2020/24, ou le respect des exigences de fond par ceux-ci.

Exemples de documents : certificats ISO, déclarations d’un auditeur indépendant quant à la conformité avec les exigences en matière d’éthique, questionnaires préalables aux inspections, plans individuels de qualité, rapports annuels en anglais relatifs aux performances des systèmes de gestion en matière d’environnement, de santé et de sécurité, et questionnaire environnemental de la BCE.

Des inspections sur place sont également conduites afin d’estimer le respect des exigences de sûreté et de qualité sur le site de fabrication. Ces aspects étant gérés par des équipes différentes au sein de l’Eurosystème, deux types d’inspections distinctes sont menés, l’un pour la sûreté, l’autre pour la qualité. Dans l’éventualité où des inspections sur place ne pourraient pas être menées, par exemple en cas de restrictions de déplacement dues à une pandémie, la BCE réalisera des inspections à distance. Pour les besoins des inspections à distance, une plateforme sécurisée, permettant de réaliser des visioconférences et des échanges de documents, est utilisée.

Question 9. Comment les inspections sur place sont-elles programmées et organisées et à quelle fréquence y serai-je soumis ?

Chaque fabricant autorisé est soumis à des inspections selon un ordre de priorité défini par l’Eurosystème. Généralement, les fabricants exerçant une activité d’éléments de sécurité euro sont soumis à une inspection en matière de sûreté une fois par an, tandis que les fabricants d’éléments euro font l’objet d’une inspection en matière de qualité tous les deux ans.

Les inspections peuvent être annoncées ou inopinées. Bien évidemment, pour des raisons pratiques, les inspections prévues après une demande d’autorisation sont annoncées. Il en va de même des inspections de qualité régulières et des inspections de sûreté réalisées à distance. Les inspections de sûreté régulières, qui sont conduites sur place, sont généralement inopinées.

Les inspections sont réalisées par des équipes conjointes de la BCE et des banques centrales nationales de l’Eurosystème réunissant généralement deux à quatre inspecteurs. Pour vous préparer à une inspection, vous devrez compléter les questionnaires établis par la BCE le plus précisément possible.

Question 10. La production doit-elle être en cours au moment des inspections sur place en matière de qualité ?

Chez les fabricants autorisés, les inspections sur place en matière de qualité doivent être réalisées pendant la production des éléments euro ou des éléments de sécurité euro. Veuillez prendre contact directement avec l’équipe d’inspection et lui fournir autant d’informations que possible au sujet des étapes de production prévues chaque semaine afin d’optimiser le déroulement des contrôles. Idéalement, un maximum d’étapes de production devront avoir lieu durant l’inspection.

Concernant les inspections sur place en matière de sûreté, qui peuvent être conduites inopinément, il est régulièrement demandé aux fabricants de soumettre leurs programmes de production euro à la BCE.

Question 11. Que se passe-t-il si l’équipe d’inspection constate un (éventuel) non-respect des exigences de la BCE ?

À l’issue de chaque inspection, l’équipe d’inspection délivre un résumé oral des contrôles et précise les éventuels cas de non-respect des exigences. Conformément à l’article 13 de la décision BCE/2020/24, les fabricants reçoivent ensuite un rapport d’inspection préliminaire documentant les éventuels cas de non-respect. À compter de la réception de ce rapport, ils disposent de 15 jours ouvrés pour fournir une réponse écrite, le cas échéant, concernant les cas de non-respect constatés. Cette réponse doit être aussi détaillée que possible, indiquer notamment les échéances fixées pour remédier aux cas de non-respect et mentionner tout élément de preuve éventuel tel la mise jour des procédures. Le rapport d’inspection sera mis à jour en fonction de cette réponse et conclura si les actions correctrices proposées correspondent aux attentes de l’équipe d’inspection. Les actions correctrices seront vérifiées sur la base des preuves documentées présentées ou au cours de la prochaine inspection prévue, ou encore lors d’une nouvelle inspection sur place.

Question 12. Quand l’autorisation de la BCE devient-elle effective ?

Une fois le processus d’évaluation achevé, vous recevrez le cas échéant un courrier de la BCE vous octroyant une autorisation. Ce courrier indiquera également le champ d’application de l’autorisation et la date à laquelle elle prendra effet.

Question 13. Quand recevrai-je les droits d’accès à l’extranet des billets de la BCE ?

Une fois l’autorisation reçue, vous devez demander les droits d’accès à l’extranet des billets de la BCE pour trois personnes, au maximum, par section (environnement, santé et sécurité, et qualité). La BCE examine les demandes avant de confier des droits d’accès.

Question 14. Comment puis-je demander le retrait de mon autorisation ?

Pour que votre autorisation vous soit retirée, la BCE doit la révoquer formellement. Tant que vous avez le statut de fabricant autorisé, vous êtes tenu de respecter les obligations continues y afférentes. Un fabricant détenteur d’une autorisation de la BCE et qui ne souhaite plus être soumis à ces obligations doit envoyer un courrier à la BCE en précisant le site de fabrication concerné. La BCE examinera sa demande et prendra contact avec lui afin de lui expliquer les prochaines étapes.

Question 15. Quand la révocation de mon autorisation deviendra-t-elle effective ?

Le processus de révocation de votre autorisation est susceptible de prendre du temps, certaines des activités d’éléments euro et d’éléments de sécurité euro exercées sur le site autorisé étant susceptibles d’être clarifiées. Dans la plupart des cas, vous devrez fournir à la BCE une liste des éléments de sécurité euro en votre possession, que la BCE vous ordonnera alors de détruire ou de transférer vers un autre site autorisé ou une banque centrale nationale. Les certificats de destruction, la documentation relative au transfert et/ou des visites de contrôle sur place seront exigés. À l’issue du processus, vous recevrez un courrier indiquant la date de prise d’effet de la révocation de l’autorisation.

Question 16. Que dois-je faire en cas de modifications apportées à mes certificats (expiration ou renouvellement, par exemple) ?

Conformément à l’article 9 de la décision BCE/2020/24, vous êtes tenu d’informer la BCE en cas de modifications apportées à vos certifications (ISO 9001, ISO 14001, ISO 45001). Si l’un de vos certificats a expiré et que l’autorité de certification vous délivre un nouveau certificat, vous devez en envoyer une copie électronique, de préférence au format PDF, à [email protected]. Tout manquement à cette exigence sera considéré comme un cas de non-respect des obligations auxquelles vous êtes tenu.

Question 17. Mon autorisation a-t-elle une date d’expiration ? Dois-je prendre contact avec la BCE pour m’assurer de la durée de validité de mon autorisation ?

Une fois accordées, les autorisations de la BCE n’ont pas de date d’expiration. Elles demeurent valables en l’absence d’une décision de révocation selon les termes de l’article 18 de la décision BCE/2020/24. Nul n’est donc besoin de prendre contact avec la BCE pour vous assurer de la validité de votre autorisation.